Прелюдия

Согласно Герберту Уэллсу, человечество заслужило право жить на Земле, многовековой адаптацией к условиям жизни. Примерно тоже самое происходит и с корпоративным миром – нужно уметь быть эффективным в условиях турбулентности бизнеса и вирусов)))

Общая организация в Компании

1. Абсолютно точно нужно дополнить регламенты работы, еженедельными и ежедневными митингами. С проработкой регламента самого митинга. Практика показывает, что ключевая причина 90% проблем, была в «недостаточной информированности».

2. Будет супер эффективно создать “правила игры” работы на удаленке. Особенно для тех ролей, которые до этого имели команду “под боком”.

При всей очевидности этого часто нет и каждый играет как хочет. В итоге снижается общая эффективность.

Например:

· график работы (да-да-да, например, какое время на обед, если ты работаешь из дома, и можно ли забрать из садика ребенка в 16.15)

· коммуникации (раньше можно было спросить соседа, а теперь звонить? а когда ему звонят, он не любит…)

· когда будет тренинг по удаленной работе? есть куча вопросов…

· если я работу на день сделал? я могу пойти кататься на велосипеде или мне надо сообщить, что я закончил? В офисе менеджер сам видел это и мне “наваливал”, а теперь?

Самоорганизация

Да, это одна из самых сложных вещей. Этого не видно, но над организацией работы сотрудника в корпорации работает большой механизм.

Например:

· одни люди покупают и загружают бумагу в принтер

· вторые люди смотрят за его выгоранием, и корректируют нагрузку/поддерживают, когда “пора”

· третьи люди, идут на обед, и вроде тоже надо идти, хоть и дела

· четвертые загружают кофе в корпоративную кофе-машину

· пятые настраивают вебекс/ноут, когда он завис.

и т.д.

На удаленке, надо все делать самому.

И это я молчу про нашу выработанную годами привычку – “дома, значит можно отдыхать”.

Поэтому лучший совет здесь: Пройти обучение от компании “Как работать удаленно”. Или дочитать этот пост до конца 😉

Домашние обитатели

Когда они узнали, что вы будете работать из дома, их первая мысль была: «Здорово, теперь мама/папа будут всегда рядом». И именно так они будут себя вести. Будут радостные бежать к вам, как только захочется. Не ругайте их) Они вас просто любят.

Самый эффективный способ – договорится с ними о правилах:

1. Со второй половиной, о новом распределении домашних дел. Если вы работаете из дома, это не означает, что вы сможете убираться целый день дома. А наоборот, скорее всего у вас не будет времени даже поесть. Так как раньше вам давали в столовой готовую еду, а теперь возможно придётся готовить самому+ боссы поручат вам больше чем обычно. Ведь вам теперь не надо “стоять в пробках 4 часа в день”…

2. С детьми, о правилах работы

Дети просто не понимают разницы между «можно разговаривать с папой/мамой» и «можно разговаривать между собой, но нельзя отвлекать», и «нужно сидеть с абсолютной тишиной».

Пример правил:

· Если на двери/столе стоит “знак” (табличка/кукла/предмет), то отвлекать нельзя.

· Если папа/мама сказала “абсолютная тишина”, то значит “созвон/skype”, и нужно сидеть час, тихо как мыши. Это такая игра.

· О интервалах времени, когда можно общаться. Раз в 3 часа, 20 минут.

В конце концов, они же ждали, что можно будет быть чаще с любимым человеком, не дать им внимания вообще не получится 😉

Руководители

Ничто так не вселяет недоверие и панику в руководителя, как если он вам звонит в 10.00, а вы ему отвечаете заспанным голосом…

Есть несколько простых, но важных советов:

1. Спросите о “правилах игры”.

2. В первое время, чаще чем обычно отчитывайтесь о сделанной работе и спрашивайте обратную связь. Вы убьете двух зайцев: вам не придется переделывать, и вы получите кредит доверия и хорошее отношение от босса.

3. Сами пишите боссу в мессенджер каждое утро планы на день и вечером факт за день. Даже если он не просит. Это просто высокий уровень сервиса с вашей стороны.

3. Чаще информируйте тех, кто должен знать о вашей работе (стейкхолдеры) через общие каналы связи (Whatsapp, Slack, Telegram).

4. Не рассчитывайте, что электронная почта заменит личное общение.

5. В первое время будут сбои в организации работы – помогите настроить работу, вы все в одной лодке.

6. Подайте идею боссам диджитализировать удаленную работу – инструменты ниже 😉

Ваши подчиненные

1. Организуйте удаленные командные митинги. Это важно по двум причинам

· поможет сотрудникам, чувствовать себя частью команды, а не в отпуске. Ведь телесная память им говорит “расслабься”.

· избавит сотрудников от эффекта “лебедь, рак и щука”.

2. Организуйте митинги посвященные именно удаленной работе. Точно есть куча вопросов:

· у кого-то дома лежат документы, которые надо передать, а где теперь курьер?

· кто-то уже неделю не может согласовать с коллегой простейший вопрос.

· кто-то заболел, и не стал отпрашиваться “все равно же дома”. Но работа не идет, ведь 39 градусов. И т.д.

3. Создайте регламенты, как в разделе “Организация”

4. Сделайте все пункты из раздела “Руководители”, но из роли “Босс который организует работу”.

Средства связи

Надо же чем-то заменить общие мозговые штурмы в «курилке» и понимание что хочет босс по движениям его глаз во время фразы «сделайте Красиво!»…

Я рекомендую:

1. Общий канал (не чат!) в Whatsapp/Telegramm + Чаты по функциям/командам. Прямо прописать (и создать их) от организации, что обмен инфо идет там. Это очень просто, но очень важно.

2. Созвоны проводить в Whatsapp. Он подключает до 4-х человек. Очень удобно.

3. https://whereby.com/ – это как скайп, только из браузера, и не надо ничего устанавливать. Бесплатно до 4-х человек, демонстрирует экран и хорошо работает.

4. https://zoom.us/ – это как скайп, но только качественно работает. Бесплатно до 40 минут. Лучше купить, стоит доступно, а работает очень хорошо.

5. Файлообменник – Onedrive/Teams от Microsoft, или Google Disc, если у сотрудников нет учеток.

6. Позаботьтесь о защите персональных данных, ФИО сотрудника, это уже персональные данные.

7. Slack – огонь тема! Смотрите раздел ниже 😉

8. E-mail – забудьте о нем, как про факс.

Инструменты командной работы

Основная идея – руководитель и команда должны смотреть на одинаковое поле задач и прогресса. Быть в одном пространстве.

Здесь я рекомендую:

1. Trello.com Супер простой, супер удобный и супер эффективный инструмент. Бесплатный. Освоить можно за 15 минут, и вся ваша команда сможет одинаково видеть задачи и прогресс.

2. Placker.com Позволяет визуализировать диаграмму Ганта (кстати диаграмма Ганта в Excel, это как утюг на углях), имеют полную интеграцию с Trello. Очень удобно, если вы босс, у вас много проектов и сроков. Платный, но не дорогой.

3. Slack – как Whatsapp, только для бизнеса. Имеет интеграцию с Trello, каналы/задачи. Мега удобная вещь.

KPI

В первое время лучше выделить в KPI пункт «соблюдение правил командной работы».

Работа в таком формате, это серьезное испытание для сотрудников.

Покажите сотрудникам, что вам важно не только результат работы, но и процесс. Ведь он очень сильно влияет на результат других сотрудников.

И несоблюдение правил даже одним сотрудником, значительно торомзит всю команду.

Например:

· часть сотрудников делает работу хорошо, но не сообщает о готовности остальным, и уже другие не работают, так как ждут “у моря погоды”

· часть “не любят” работать в инструментах командной работы. Ну не диджитал люди)

· часть сотрудников при появлении сложностей, не получают быстрых ответов, и “забивают”

· часть сотрудников, начинают заниматься не тем, чем важно, а что “интереснее”

· часть просто не могут работать без надзора.

Основные ошибки

Я, наверное, выделю одну: это думание, что все заработает само

Буду рад, если мой пост сможет сделать вашу компанию, руководителя, подчиненного, вторую половинку, более адаптированным к новым вызовам) Успехов!

Александр Макаров