Разрастающаяся пандемия коронавируса заставляет многие компании переводить своих сотрудников на удаленную работу. И не всегда этот процесс протекает гладко и безболезненно. Как сделать так, чтобы компания не только не проиграла от перехода на удаленку, но и приобрела стратегическое преимущество? По мнению американского эксперта Дайона Хинчлива , существует четыре уровня задач по переходу организации на удаленную работу.

Уровень 1: Создание надежного и эффективного удаленного цифрового доступа. Прежде всего, это означает обеспечение безопасного доступа к ИТ-ресурсам компании, а также к сети Интернет, как правило, через интернет-провайдера и VPN. Это требует внимания к каждой части технологического стека – от доступа к Интернету до обеспечения безопасных средств доступа и взаимодействия с корпоративными сетями, данными, каналами связи и приложениями. Надо учитывать также накладные расходы по управлению и поддержке всего процесса.

Доступ в Интернет. Не стоит рассчитывать, что все работники имеют адекватный онлайн-доступ дома или в другом месте. В то время как у многих он будет, у некоторых из них не будет надежного и достаточно быстрого доступа или будет только мобильное устройство. Быстро соберите данные от работников, которых вы переводите на удаленную работу, и определите, где есть пробелы. Будьте готовы вкладывать средства в мобильные точки доступа для некоторых работников и связанные с ними тарифы, а также предоставить дотации для оплаты доступа к домашнему интернету, что может быть особенно важно для работников, проживающих за городом.

Одно из самых больших «слепых пятен» – какая именно пропускная способность канала позволит работникам быть продуктивными. Необходимо как можно быстрее оценить это. Удаленным работникам, особенно на первых порах, часто приходится синхронизировать свои файлы и данные. Для некоторых отраслей это может быть множество мультимедийных данных и данных, которые необходимо регулярно пересматривать. От того, насколько быстро это будет работать, зависит производительность удаленной работы. Типы приложений, которые регулярно используются, особенно веб- и видеоконференции, также могут определять потребности в пропускной способности.

Убедитесь, что у вас есть четко сформулированная политика удаленной работы, коммуникационная программа, бюджет, план обучения и поддержки для обеспечения доступа в Интернет везде, где работник будет работать удаленно. Подготовка руководств по быстрому старту, подобных тем, которые прилагаются к бытовой технике, поможет облегчить первоначальное обучение. Очень полезно организовать помощь со стороны опытных пользователей для поддержки новых удаленных работников (ответы на вопросы, обмен технологическими знаниями). Обычно все это является частью общей программы удаленной работы, но может быть и выделено в отдельное направление.

Устройства для удаленной работы. Когда дело доходит до устройств, то есть два основных варианта.

Вариант А: работники могут использовать свои собственные устройства, что представляет большую угрозу безопасности, но намного дешевле и быстрее в развертывании, если их устройства соответствуют поставленной задаче.

Вариант Б: компания может предоставить необходимые устройства.

Надо учитывать, что распространенность неофициального IT обеспечения (когда работники используют несанкционированные неофициальные приложения для выполнения своей работы) как правило, выше, чем готовы признать большинство IT-отделов предприятий. Это означает, что данные компании уже находятся на многих персональных устройствах. Компании должны серьезно рассмотреть вопрос об оценке возможности использования работниками уже существующего у них компьютерного оборудования. Это наименее дорогостоящий и наиболее быстрый вариант экстренного запуска программы удаленной работы. Организации могут арендовать, сдавать в аренду или покупать устройства для тех, кто их не имеет или в том случае, если устройства не подходят.

Какие устройства нужны? Предположительно один смартфон и один компьютер или планшет, а также любое оборудование для доступа в Интернет. Но ваши конкретные бизнес-требования будут диктовать, что нужно. Кроме того, есть ряд аксессуаров для удаленной работы, которые могут значительно улучшить работу при минимальных затратах. Это такие аксессуары, как:

  • Веб-камера для веб-конференций, если у базового вычислительного устройства работника ее нет. Разрешение 720 пикселей – это минимально допустимое разрешение для получения качественных результатов, обычно это является стандартом для большинства веб-камер.
  • Качественная гарнитура или наушники с микрофоном. У работников почти всегда есть наушники, но у многих из них в наушниках нет микрофонов для телефонных или веб-конференций.
  • Знак «В эфире». Рабочие, находящиеся дома или в местах общего пользования, подвергаются риску быть побеспокоенными во время удаленных собраний окружающими. Недорогие вывески «В эфире» с пультом дистанционного управления можно приобрести в Amazon, это существенно повлияет на общее качество удаленной работы во время онлайн встреч. Знак можно заменить надверной табличкой «В эфире». Положительное влияние использования этих знаков для обеспечения бесперебойной коммуникации и сотрудничества удивительно велико.

Безопасный удаленный доступ к бизнес-активам и онлайн-сервисам. Как правило, это обеспечивается посредством виртуальной частной сети (VPN), которое устанавливается на ПК, ноутбуке или мобильном устройстве и создает зашифрованное сетевое соединение. VPN-решения бывают самых разнообразных, и некоторые известные поставщики не всегда являются лучшими.

Работник никогда не должен выполнять какую-либо работу для организации без включения VPN на своих устройствах. Это правило охватывает и онлайн-сервисы в интернете. Ваша политика использования VPN должна быть четкой и определенной в ​​отношении того, что работникам разрешено делать с включенной и выключенной VPN.

Важно отметить, что VPN будет наиболее важным звеном в вашей цепочке удаленной работы, поэтому убедитесь, что ваше решение работает на большинстве целевых устройств, работает надежно. Настоятельно рекомендуется использовать двухфакторную аутентификацию (2FA) вместо логинов пользователей и паролей, чтобы значительно повысить безопасность. 2FA-брелки (аппаратные устройства, которые предоставляют PIN-коды для дальнейшей аутентификации пользователей) теперь недороги. Рабочие также могут использовать свои мобильные устройства в качестве аутентификатора 2FA.

На самом деле, ваш ИТ-отдел должен был уже обеспечить работающее решение для удаленного доступа с использованием VPN. Но по мере того, как вы расширяете круг и значительно увеличиваете число дистанционных работников, вам необходимо убедиться, что принципы организации вашей удаленной работы действительно соответствует этой задаче.

Надо отметить, что VPN – не единственное решение для предоставления удаленного доступа, и его часто недостаточно, хотя это решение, вероятно, самое известное. Одна из проблем заключается в том, что VPN, в конечном итоге, может оказаться достаточно сложным решением для внедрения при массовом переходе на удаленку. Существует несколько альтернатив, для организации безопасных удаленных рабочих мест, если у вас нет ИТ-ресурсов, навыков или бюджета для организации работы VPN везде, где она должна функционировать. Это такие решения, как Citrix Virtual Apps and Desktops, Blackberry Digital Workplace или популярный Team Viewer для небольших организаций. Они требуют гораздо меньших усилий со стороны организации по развертыванию.

Уровень 2: Обеспечить доступ к бизнес-приложениям и инструментам связи для совместной работы.

Сегодня бизнес вращается вокруг командной работы с использованием общих ресурсов знаний, включая документы, файлы, отчеты, электронные таблицы, мультимедиа, а также структурированные и неструктурированные данные. Такие активы создаются и используются с приложениями, которые включают в себя обычные офисные пакеты, такие как Microsoft Office365 и Google G Suite, локальные системы управления контентом / документами, корпоративные интрасети, HR-системы, CRM, ERP и многие другие системы.

В среднем на 100 000 человек в организации приходится от 1500 до 3000 приложений. Это количество приложений сокращается на удивление медленно. Даже организация на 100 человек будет иметь 100-200 приложений, на которые они полагаются. Многие из них необходимо будет использовать в удаленной работе. Настоятельно рекомендую облачные решения для удаленной работы, поскольку установка собственных приложений на совместимые устройства может быть на удивление трудной, тогда как облачные решения будут работать с большинством распространенных браузеров и обеспечивают доступ к мобильным приложениям.

Можно ожидать, что использование бизнес-приложений удаленно будет примерно таким же, как когда работник находился в офисе. Это резко контрастирует с другой стороной уравнения: инструментами общения и совместной работы.

Из-за своей изолированной природы удаленная работа в большей степени зависит от цифровых коммуникаций и особенно от современных инструментов совместной работы, таких как командный чат (Slack, Microsoft Teams, Workplace by Facebook и т. Д.), Корпоративные социальные сети (Igloo, LumApps, SAP Jam и т. Д.). .), решения для унифицированных коммуникаций / обмена мгновенными сообщениями, а также такие деловые инструменты, как электронная почта, телефон и веб-конференции / инструменты для совещаний, такие как GoToMeeting и Zoom.

Сама удаленная работа может быть довольно сложной для людей, которые к ней не привыкли или не очень хорошо подходят для нее. Обычно требуются дополнительные усилия, чтобы сделать удаленную работу более легкой и привлекательной для них. Целесообразно рассмотреть несколько нестандартных решений, которые делают удаленное взаимодействие более похожим на офис, делают его более вовлекающим. Некоторые инновационные решения:

Sococo – это рабочее место в Интернете, позволяющее общаться в чатах, голосовых сообщениях и видео. Приложение создает обстановку виртуального офиса, которая помогает людям чувствовать, что они все еще в офисе. Сотрудники могут посещать друг друга в виртуальных выделенных офисах, а также в общих «комнатах для совещаний», подобно тому, как они делали это в физическом пространстве.

Mural – инструмент визуального сотрудничества, который предоставляет работникам общие артефакты, подобные доске для маркеров. Команды могут организовываться на онлайн «досках», используя списки, блок-схемы, диаграммы, схемы и чертежи, чтобы позволяет им оставаться «на одной волне» и хорошо скоординированными.

Status Hero– этот инструмент позволяет понять, чем занимается каждый член команды таким образом, что получается общая картина командной работы. Приложение получает информацию о том, чем занимается сотрудник, периодически опрашивая работников, а так же пользуясь информацией из других систем. Затем оно автоматически распространяет всем информацию об основных событиях и достигнутых целях, чтобы люди знали, что происходит с их коллегами и товарищами по команде.

Есть и такие продвинутые программы цифрового сотрудничества, как «роботы телеприсутствия», например Double Robotics. Этот проект существуют уже несколько лет. И, хотя цена высоковата, роботы могут помочь сотрудникам сохранить некоторые из преимуществ физического присутствия в офисе, позволяя им виртуально «посещать» офис, чтобы они могли встретиться с коллегами, которые все еще работают в физическом офисе.

Приложения дополненной и виртуальной реальности становятся все более популярными, и, при этом, довольно недорогими. Например, приложения виртуальной реальности с очками, такими как Oculus Go (149 долл. за полный комплект). По-прежнему не хватает эффективного и широко используемого программного обеспечения для встреч для VR-платформ, хотя такие приложения, как Rumii и MeetinVR , наконец-то начинают это менять.

Но технология – это только часть уравнения удаленной работы. Другая сторона уравнения – рабочие навыки. Они также должны быть развиты у сотрудников, чтобы воспользоваться мощными цифровыми возможностями, которые могут быть предоставлены сегодня. Сейчас развивается много платформ для внедрения цифровых технологий , которые могут помочь решить эту проблему.

Уровень 3: Развивать навыки удаленной работы.

Удаленная работа принципиально отличается от работы в офисе. Теряется неформальное общение в коридорах, дух товарищества, случайные встречи с другими коллегами. Все гораздо менее видимы Коллаборация требует гораздо больших усилий, с коллегами просто сложнее связываться, даже с учетом имеющихся цифровых инструментов.

С приобретением ключевых навыков, которые особенно нужны удаленным работникам в цифровом пространстве могут помочь следующие инструменты:

Методика «Работа вслух», описываемая в одноименной книге, позволяет работникам рассказывать о своей работе при помощи цифровых инструментов. Это помогает поддерживать связь, взаимодействовать в гибком рабочем процессе, в то же время существенно повышая прозрачность организации.

Координация работы. Многие инструменты не адаптированы для обеспечения координации бизнес-процессов в большой распределенной команде. В процессе для эффективного обеспечения маркетинга, продаж, операционной работы используется центральный хаб, основанный на специальных программных инструментах.

Используя правильный режим коллаборации. Теперь, когда у нас есть буквально десятки типов инструментов для совместной работы, перед удаленными работниками стоит проблема слишком широкого выбора инструментов, и они либо впадают в ступор, не в состоянии сделать выбор, либо используют менее эффективный вариант. Например, электронная почта часто является худшим инструментом для совместной работы, но часто это первый инструмент, к которому обращаются. Или работник может использовать Slack для ситуации, которая больше подходит для платформы массового сотрудничества, такой как корпоративная социальная сеть. Удаленным работникам нужно заранее предоставить шпаргалку по тому, какие инструменты лучше использовать для различных задач.

Уровень 4: Развивайте культуру и ментальность удаленной работы.

Необходимо работать над созданием среды, эффективной для удаленной работы. Цифровые инструменты изменяют границы возможного не только в отношении индивидуальных цифровых навыков и привычек, но и того, как меняется и улучшается культура всей организации. Изменяется то, как организации мыслят и работают совместно, совместно развивается.

Однако, когда происходят быстрые изменения, такие как срочный переход на удаленную работу из-за коронавируса, необходим ускоренный культурный сдвиг. В противном случае технологии могут значительно опередить способность организации адаптироваться к ним. Благодаря более открытой и активной природе цифровых инструментов в организации происходят культурные изменения и изменения мышления.

Открытое участие и включение. Цифровые процессы в цифровых инструментах коллаборации последнего поколения гораздо более инклюзивны. Они позволяют вовлечь буквально каждого, что особенно важно, когда работники чувствуют себя оторванными от своего офиса. Однако, не все руководители готовы к тому, чтобы работники не просто наблюдали, а становились активными участниками процессов. Программное обеспечение с открытым исходным кодом и краудсорсинг уже стали мейнстримом и показали, что модель общего участия не только работает, но и удивительно эффективна. Тем не менее, организации не всегда готовы к такого рода разрушению иерархии.

Сторонники удаленной работы должны подготовить почву для этого и вынести эти идеи на обсуждение в организации, чтобы быть подготовить ее к новым эффективным способам работы. Это включает массовое сотрудничество, самоорганизацию вокруг проблем / возможностей, а также сетевой эффект масштаба. Желательно создать распределенное рабочее сообщество – группу цифровых инноваций на одной из платформ совместной работы организации, чтобы провести диалог на эту тему. Привлеките топ-менеджеров к участию в работе группы по цифровой трансформации, вовлекайте в сообщества «агентов перемен» и группы цифровой поддержки.

Цифровое обучение и осмысление. Сотрудникам надо предоставить дополнительное время для изучения инструментов и навыков удаленной работы. Надо сформировать понимание, что в будущем обучение неизбежно будет гораздо более продолжительным и частым. Регулярно подкрепляйте это культурное послание возможностями для обучения, новыми инструментами и соответствующим контентом о дистанционной работе. В некоторых организациях созданы удаленные группы поддержки, которые предоставляют им помощь удаленным работникам. Эти группы использует аналитику для выявления работников, которые нуждаются в такой помощи. Создание благоприятной среды для быстрого освоения удаленной работы должны быть главной краткосрочной целью и среднесрочными инвестициями.

Сетевое лидерство. Теперь стало проще и эффективнее руководить и взаимодействовать с организацией в качестве лидера. Лидеры могут обладать большим влиянием и видимостью в организации и задавать тон и культуру общения для продвижения организации вперед. «Сетевое лидерство» является одним из наиболее важных новых навыков, которым должны овладеть современные руководители. И в то же время, этот навык является наименее изучаемым и поддерживаемым.

Резюме

Вы не можете изменить технологии, которые используют люди, без того, чтобы помочь им изменить свои навыки и привычки. Многие организации будут испытывать искушение просто перенести то, что было в офисе домой к сотрудникам или в местный коворкинг. Но это было бы ошибкой и упущенной возможностью.

Поскольку коронавирус может, по крайней мере – временно, заставить нас работать гораздо более изолированно, чем когда-либо, у нас появляется редкая возможность создать новую привлекательную цифровую среду для удаленной работы, которая позволит людям работать с гораздо большим вовлечением, коллаборацией и с новым уровнем связей и контактов, который ранее был недостижим.

Я призываю вас попробовать новые инновационные инструменты, развить навыки работы с новостями, сделать свою культуру более цифровой и подготовиться к тому будущему, что наступит после окончания эпидемии коронавируса. Давайте использовать наши усилия по организации удаленной работы, чтобы начать создавать действительно лучшую и более эффективную организацию.

Дайон Хинчлив https://www.zdnet.com/topic/coronavirus-business-and-technology-in-a-pandemic/