Сейчас подписание документов «синими печатями» и подписями невозможно физически и даже самые консервативные компании вынуждены переходить на подписание договоров онлайн.
 
На какие нормы сослаться при подписании документов онлайн?
 
ст. 160 ГК РФ
Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами.
 
Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.
 
Ст. 434 ГК РФ
Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.
Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.
 
Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами ГК РФ.
 
Ст. 438 ГК РФ
Акцептом признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.
 
А если человеческим языком
Можно использовать технические или электронные средства (галочки, ПЭП)
Нужно достоверно подтвердить кто конкретно выражает волю
Способ достоверного определения лица, выразившего волю, может быть определен соглашением
Содержание договора должно воспроизводиться, например, на бумаге.
 
Как можно подписать документ?
 
1) ПЭП (простая электронная подпись), примеры:
· Логин и пароль
· Галочка
· Код, полученный по смс
· Код, полученный на электронную почту
· Адрес электронной почты
 
Особенности:
· Для использования необходимо подписание соглашения об аналоге собственноручной подписи;
· Не всегда можно достоверно подтвердить кому принадлежит подпись;
· Нельзя подписывать отчетность для государственных органов, счет-фактуру
 
Где используют:
 
ПЭП широко используется в электронном документообороте, например, при получении онлайн-займов, при покупке товаров и услуг. ПЭП чаще всего используют граждане для подтверждения банковских операций и получения ряда гос. услуг через ЕСИА. Организации нередко используют ее во внутреннем электронном документообороте, в частности, идентификация лица производится с помощью корпоративной электронной почты. Может использоваться для оплаты штрафов ГИБДД.
 
Важно! Имеется обширная судебная практика по признанию документов, подписанных с помощью ПЭП.
 
2) УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись)
 
Особенности:
· Получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи.
· Имеет среднюю степень защиты
· Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ
· Позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания
· Чтобы использовать неквалифицированную электронную подпись, необходим сертификат ключа ее проверки (сертификат, который подтверждает, что ключ проверки принадлежит владельцу сертификата)
· Создается с использованием средств электронной подписи (шифровальные (криптографические) средства).
 
Главное отличие данной подписи от ПЭП состоит в том, что такая подпись выполняет защитную функцию в силу наличия определенных криптографических средств. С технической точки зрения такая подпись является более совершенной и предоставляет больше гарантий по вопросам не только ее принадлежности определенному лицу, но и обеспечения неизменности содержания документа. Однако нет каких-либо преимуществ перед ПЭП. Кроме того, использование УНЭП является более затратным, чем использование ПЭП, поскольку требуется совершение дополнительных действий для проверки сертификата подписи.
 
Где используют:
Также нужна сотрудникам компаний для обмена документами с партнерами и внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок). Она широко применяется для подписания электронных документов, так как позволяет определить автора документа и проверить, были ли внесены в файл какие-либо изменения после его отправки.
 
3) УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись)
Особенности:
УКЭП является электронная подпись, которая соответствует всем признакам УНЭП и следующим дополнительным признакам:
· Ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате
· Для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи»
· Документ с такой подписью аналогичен бумажному варианту с собственноручной подписью
· Использовать такую подпись можно и без каких-либо дополнительных соглашений и регламентов
· Можно точно определить, какой именно сотрудник организации ее поставил, а также установить, изменялся ли документ после того, как был подписан
· Имеет высокую степень защиты
 
УКЭП необходимо приобрести у Удостоверяющего центра.
 
Где используют:
Для некоторых видов отчетности использование УКЭП является обязательным. Например, для:
· годовой бухгалтерской отчетности для Росстата
· формы РСВ-1 ПФР
· налоговой декларации
· электронных счетов-фактур (статья 169 НК РФ, Приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»)
· заявления о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе
· заявления о возврате или зачете суммы налога
 
4) Конклюдентные действия
· верификационный платеж
· выполнение действий, указанных в договоре
 
Особенности:
· Для использования необходимо, чтобы его условия были указаны в договоре между сторонами, или в соглашении об аналоге собственноручной подписи
· Нельзя подписывать отчетность для государственных органов, счет-фактуру
 
Где используют:
Используется на рынке с потребителями, например, при получении онлайн-займов, при покупке товаров и услуг. Также может использоваться при отношениях между юридическими лицами, например, оплата счета.
 
Важно! Имеется судебная практика по признанию документов, подписанных с помощью конклюдентных действий
 
Обращайтесь за бесплатной юридической помощью в Ассоциацию помощи предпринимателям на период пандемии коронавируса [email protected]